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Adequações ISO 9001 - Versão 2015
A TRANSIÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE E A RECERTIFICAÇÃO NA VERSÃO 2015 DA ISO-9001

Muito já ouvimos falar a respeito das mudanças normativas de sistemas de gestão, mas a verdade é única e comum, as mudanças são significativas e requer uma força tarefa das organizações para se adequar e ficar em conformidade com as mudanças.

Esta força tarefa precisa ser direcionada e orientada para não perder o foco das atividades e manter os envolvidos, direção, lideranças e colaboradores motivados e energizados para o sucesso do projeto.

É exatamente neste ponto que entra o trabalho dos consultores, que devem ter conhecimento e competência para planejar e direcionar as alterações do sistema de gestão com o menor impacto nos processos já consolidados da organização, diagnosticando e preservando o que é bom, mantendo o sistema de gestão alinhado a cultura e contexto da organização. Com isso deve-se ter muito cuidado na escolha de quem terá este papel no projeto, pois um erro nesta fase pode colocar em risco todo o trabalho de muitos anos da organização.

Nós da ECS Consultoria temos esta preocupação e qualificamos nossa equipe para conduzir de forma eficaz e eficiente todo o processo de revisão e transição do sistema de gestão da qualidade a nova estrutura normativa da ISO-9001:2015, deixando o sistema apto a integração com outros sistemas de gestão, como ambiental, saúde e segurança e responsabilidade social. Atenção especial se deve dar para organizações que também possuem certificação do sistema de gestão da qualidade conforme a ISO/TS-16949 para atender a cadeia de fornecedores de peças destinadas a produção automotiva, nestes casos as adequações e revisões do sistema de gestão devem ser efetuado assegurando a conformidade com ambas Normas, o que requer um trabalho técnico especializado.

Entenda a nossa proposta de trabalho para a transição do sistema de gestão da qualidade, onde será aplicado os princípios do PDCA:

Fase I: Entendendo o contexto e o sistema de gestão da organização

Nesta fase a equipe de consultores irá conhecer, analisar e diagnosticar a estrutura do sistema de gestão atual da organização, identificando os pontos fortes e fracos a serem considerados na revisão do sistema. Esta fase não se aplica a clientes atuais da ECS Consultoria, onde mantemos acompanhamento regular da manutenção do sistema de gestão.

Fase II: Qualificação da direção e lideranças em relação a nova Norma

Nesta fase a equipe de consultores irá treinar e qualificar, como apropriado, a direção e lideranças, alvo das principais mudanças das normas de sistemas de gestão, para que entendam os seus papeis na revisão e transição da certificação a nova versão da ISO-9001.

Fase III: Planejamento

Nesta fase a equipe de consultores irá, em conjunto com a direção e lideranças, desenhar a nova estrutura de processos e do sistema de gestão da qualidade, estabelecendo um plano disciplinado de ações com prazos e responsabilidades definidas, formalizado em um cronograma e agenda de trabalho.

Fase IV: Adequações

Nesta fase a equipe de consultores utilizando a nova abordagem de análise de riscos e oportunidades irá:

 Conduzir junto com as lideranças e colaboradores a revisão e adequação das informações documentadas (mapas de processos, manuais, procedimentos e instruções);
 Auxiliar na elaboração ou elaborar junto com a direção o plano estratégico de negócios da organização, considerando o seu contexto, identificado as partes interessadas pertinentes e seus requisitos;
 Direcionar e acompanhar a implementação efetiva da nova estrutura revisada do sistema de gestão da qualidade.

Fase V: Monitoramento e Ajustes

Nesta fase a equipe de consultores e auditores internos (colaboradores formados ou terceiros) estarão efetuando ciclos de auditorias internas para medir e monitorar a eficácia das adequações e implementação efetiva do sistema de gestão da qualidade, efetuando ajustes onde necessário.

Fase VI: Monitoramento pelo Organismo de Certificação Credenciado (OCC)

Nesta fase a equipe de consultores estará dando suporte a organização com acompanhamento das auditorias fases-I e II do OCC que certificará o sistema de gestão da qualidade conforme a ISO-9001:2015.

Fase VII: Manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade após certificação
(Opcional a contratar após recertificação)

Para organizações que pretendem manter o suporte da equipe de consultores no projeto, a equipe de consultores estará dando suporte a organização de acordo com a grade de atividades contratada.

Tempo estimado de atividades

Recomendamos no mínimo 06 meses para efetivar o plano de trabalho nas fases I a VI, isso dependendo do foco e força tarefa da organização. O mínimo possível para concluir as etapas com segurança e com o engajamento de todos seria de 04 meses, porém não recomendamos, pois, os riscos associados são mais significativos.

Quando iniciar a transição do sistema de gestão a nova norma

Isso depende dos recursos da organização e limites estabelecidos para concluir a transição, que é setembro de 2018, quando os certificados ISO-9001 emitidos na versão 2008 deixam de ter validade.
A nível estratégico e competitivo com a concorrência no mercado, recomendamos iniciar as adequações o mais breve possível, saindo na frente a nível de atualização o que evidencia o comprometimento da organização em se manter atualizada.

Recertificações na versão 2008 efetivadas após a edição da versão 2015, terão validade até setembro de 2018, independente da data de realização, podendo ser realizada a transição para a versão 2015 em qualquer auditoria de acompanhamento do organismo de certificação credenciado, sendo nestes casos emitido novo certificado na nova versão e mantida a data de validade do certificado anterior.

Após março de 2018, nenhuma organização poderá obter a certificação ou recertificação pela versão 2008.

Qual o investimento com a ECS Consultoria para efetivação do plano de trabalho

Isso depende do tamanho da organização, processos e volume de colaboradores. Após coleta de dados será possível estabelecer os valores de investimentos para cada organização de forma independente. Para um melhor planejamento das organizações a ECS Consultoria estará estabelecendo os valores de investimento em salários mínimos nacional, atualizados no momento da contratação, desta forma o prazo de validade da proposta fica indeterminado e pode ser aprovado para início no momento escolhido pela organização, de acordo com a sua disponibilidade de recursos.

Integração com outros sistemas de gestão

A ECS Consultoria mantém sua equipe treinada e qualificada para otimizar e assegura uma integração eficaz e eficiente dos sistemas de gestão da organização, sendo que todos estão se alinhando a nova estrutura consolidada nas normas já editadas em 2015, ISO-14001 na gestão ambiental e ISO 9001 na gestão da qualidade. O Plano de atividades para a integração e para outros sistemas de gestão será o mesmo apresentado neste informativo para a ISO-9001:2015.

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